Die steuerliche Aufbewahrungspflicht

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Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege sind aus steuerrechtlicher Sicht grundsätzlich sieben Jahre lang aufzubewahren. Am 1. Jänner 2015 hat also die Aufbewahrungspflicht für 2006 geendet. Bevor Sie diese Unterlagen „entsorgen“, sollten Sie jedoch einige Punkte beachten.

Sind Ihre Bücher, Aufzeichnungen und Belege in einem anhängigen Verfahren, das die Abgabenerhebung betrifft, von Bedeutung, verlängert sich für diese Unterlagen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss dieses Verfahrens.

Ebenso ist zu beachten, dass seit Jänner 2011 die Frist zur Festsetzung einer Abgabe auf 10 Jahre (davor 7 Jahre) verlängert wurde. Es empfiehlt sich daher auch die Unterlagen entsprechend länger aufzubewahren.

Umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist

Im Umsatzsteuerrecht ist eine eigene Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die Grundstücke betreffen, normiert. Diese Aufzeichnungen sind wegen allfälliger Vorsteuerkorrekturen 12 Jahre lang aufzubewahren. In bestimmten Fällen beträgt die Aufbewahrungsfrist sogar 22 Jahre.

Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten

Nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) sind Unterlagen – wie auch im Steuerrecht – grundsätzlich 7 Jahre lang aufzubewahren. Auch hier verlängert sich diese Frist, wenn die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem Ihnen Parteistellung zukommt, von Bedeutung sind.

Was Sie niemals vernichten sollten

Keinesfalls sollten Unterlagen, die zur Beweisführung etwa in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums- oder Produkthaftungsrecht dienen, vernichtet werden. Bei Zweifelsfragen sollten Sie uns besser zuvor konsultieren.

 

 

 

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